Цель работы Создание базы данных (таблицы и связи между ними) средствами СУБД Microsoft Access
Постановка задачи
О чём будет база: Деканат (успеваемость студентов).
Какие объекты необходимо внести: Студенты, Группы студентов, Дисциплины, Успеваемость.
Какие свойства нужно хранить:
-студенты – фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения, место рождения, группа студентов;
- группы студентов – название, курс, семестр;
- дисциплины – название, количество часов;
- успеваемость – оценка, вид контроля.
Основные требования к функциям системы:
-выбрать успеваемость студентов по группам и дисциплинам.
О чём будет база: Деканат (успеваемость студентов).
Какие объекты необходимо внести: Студенты, Группы студентов, Дисциплины, Успеваемость.
Какие свойства нужно хранить:
-студенты – фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения, место рождения, группа студентов;
- группы студентов – название, курс, семестр;
- дисциплины – название, количество часов;
- успеваемость – оценка, вид контроля.
Основные требования к функциям системы:
-выбрать успеваемость студентов по группам и дисциплинам.
Характеристики таблицы-объекта: Группы студентов. Таблица 1
Описание | Имя поля | Тип данных | Свойства поля: | ||
Размер поля | Индексированное | ||||
Код группы (ключевое поле) | КодГруппы | счетчик | длинное целое | Установится автоматически | |
Название группы | Название | текстовый | 6 | Нет | |
Курс | Курс | числовой | длинное целое | Нет | |
Семестр | Семестр | числовой | длинное целое | Нет | |
Характеристики таблицы-объекта Студенты: Таблица 2
Описание | Имя поля | Тип данных | Свойства поля: | |
Размер поля | Индексированное | |||
Код студента (ключевое поле) | КодСтудента | счетчик | длинное целое | Установится автоматически |
Код группы (внешний ключ) | КодГруппы | числовой | длинное целое | Да. Совпадения допускаются |
Фамилия | Фамилия | текстовый | 20 | Нет |
Имя | Имя | текстовый | 15 | Нет |
Отчество | Отчество | текстовый | 15 | Нет |
Пол | Пол | текстовый | 1 | Нет |
Дата рождения | Дата рожд | дата/время | - | Нет |
Место рождения | Место рожд | МЕМО | - | Нет |
Характеристики таблицы-объекта: Дисциплины. Таблица 3
Описание | Имя поля | Тип поля | Свойства поля: | |
Размер поля | Индексирован | |||
Код дисциплины | КодДисциплины | счетчик. | длинное целое | Установится автоматически |
Название дисциплины | Название | текстовый | 15 | Нет |
Общий объем часов | КолЧасов | числовой | длинное целое | Нет |
Характеристики таблицы-объекта: Успеваемость. Таблица 4
Описание | Имя поля | Тип поля | Свойства поля: | |
Размер поля | Индексирован | |||
Код оценки (ключевое поле) | КодОценки | счетчик. | длинное целое | Установится автоматически |
Код дисциплины (внешний ключ) | КодДисциплины | числовой | длинное целое | Да (Допускается) |
Код студента (внешний ключ) | КодСтудента | числовой | длинное целое | Да (Допускается) |
Оценка | Оценка | текстовый | 8 | Нет |
Вид контроля (экзамен, зачет, рейтинг) | Вид контроля | текстовый | 7 | Нет |
1. Создайте новую базу данных
2. Создайте необходимые таблицы, согласно предметной области.
3. Установите типы данных (счетчик, текстовый, числовой и т.д.), описание и другие необходимые свойства полей (размер поля, маску ввода, подпись, значение по умолчанию и т.д.) созданных таблиц.
4. Определите первичные ключи в созданных таблицах.
5. Определите необходимые связи между таблицами, задайте необходимые параметры обеспечения целостности данных и вид объединения.
6. В схеме данных проверьте правильность созданных таблиц и связей между ними.
7. Заполните созданные таблицы данными (минимум 10 записей на таблицу).
8. Создайте необходимые запросы на выборку, выполняющие основные требования к функциям системы:
1) Создать запрос на выборку. Отображать все фамилии студентов, которые получили оценки отл/A по всем дисциплинам (Успеваемость студентов).
2) Создать параметрический запрос. Создать запрос, в результате которого будет выводиться Фамилия студента, Название группы, Дисциплина и Оценка (отл/А), полученная студентом по дисциплине.
9. Оформите отчет о выполнении лабораторной работы.
2. Создайте необходимые таблицы, согласно предметной области.
3. Установите типы данных (счетчик, текстовый, числовой и т.д.), описание и другие необходимые свойства полей (размер поля, маску ввода, подпись, значение по умолчанию и т.д.) созданных таблиц.
4. Определите первичные ключи в созданных таблицах.
5. Определите необходимые связи между таблицами, задайте необходимые параметры обеспечения целостности данных и вид объединения.
6. В схеме данных проверьте правильность созданных таблиц и связей между ними.
7. Заполните созданные таблицы данными (минимум 10 записей на таблицу).
8. Создайте необходимые запросы на выборку, выполняющие основные требования к функциям системы:
1) Создать запрос на выборку. Отображать все фамилии студентов, которые получили оценки отл/A по всем дисциплинам (Успеваемость студентов).
2) Создать параметрический запрос. Создать запрос, в результате которого будет выводиться Фамилия студента, Название группы, Дисциплина и Оценка (отл/А), полученная студентом по дисциплине.
9. Оформите отчет о выполнении лабораторной работы.
Пошаговое выполнение работы
1. Загрузить Microsoft Access, выполнив действия: Пуск—> Программы — Microsoft Access (или выполнив щелчок на соответствующей пиктограмме на панели Microsoft Office).
2. Создать новую базу данных
После загрузки MS Access на экране появится главное окно. При первом запуске Access в главном окне выводится область задач в режиме «Приступая к работе», с помощью которой можно открыть существующие БД и «Создать файл».
При выборе команды «Создать файл» в области задач изменится режим на «Создание файла».
При выборе команды «Новая база данных» откроется окно диалога «Файл новой базы данных», в котором необходимо выбрать имя диска и директории для хранения БД, а также имя БД (тип файла устанавливается по умолчанию «Базы данных Microsoft Office Access») и щелкнуть на кнопке «Создать», будет сохранен файл с расширением .mdb
В главном окне приложения появится окно БД с назначенным именем, например «Деканат: база данных (формат Access 2000).
После загрузки MS Access на экране появится главное окно. При первом запуске Access в главном окне выводится область задач в режиме «Приступая к работе», с помощью которой можно открыть существующие БД и «Создать файл».
При выборе команды «Создать файл» в области задач изменится режим на «Создание файла».
При выборе команды «Новая база данных» откроется окно диалога «Файл новой базы данных», в котором необходимо выбрать имя диска и директории для хранения БД, а также имя БД (тип файла устанавливается по умолчанию «Базы данных Microsoft Office Access») и щелкнуть на кнопке «Создать», будет сохранен файл с расширением .mdb
В главном окне приложения появится окно БД с назначенным именем, например «Деканат: база данных (формат Access 2000).
3. Создать структуры таблиц
В появившемся на экране окне БД Деканат: база данных выбрать вкладку Таблицы и щелкнуть на пиктограмме Конструктор на панели инструментов. Появится окно Конструктора таблиц.
В появившемся на экране окне БД Деканат: база данных выбрать вкладку Таблицы и щелкнуть на пиктограмме Конструктор на панели инструментов. Появится окно Конструктора таблиц.
3.1. Создать структуру таблицы Группы студентов.
В окне Конструктора таблиц заполнить разделы Имя поля, Тип данных и Свойства поля в соответствии с таблицей 1.
Для перехода от раздела к разделу использовать клавишу <ТаЬ> или щелчок мышью на нужной ячейке.
В разделе Тип данных для изменения типа раскрыть окно выбора типа, выполнив щелчок по кнопке раскрытия списка, затем выполнить щелчок в строке, содержащей соответствующий тип.
При этом в нижней части экрана в разделе Свойства поля появляется информация о свойствах данного поля. При необходимости туда можно вносить изменения, выполнив щелчок в соответствующей строке, удалив предыдущее значение и введя новое. Дополнительно можно задать формат поля, условие на значение и т.д.
После заполнения разделов необходимо задать ключевое поле. В качестве ключевого поля выбрать поле КодГруппы.
Для создания ключевого поля выделить поле КодГруппы, выполнив щелчок слева от имени поля на полосе выделения. Выбрать в меню Правка — Ключевое поле или выполнить щелчок по пиктограмме Ключевое поле на панели инструментов приложения. Слева от имени поля появится изображение ключа.
После создания структуры таблицы необходимо сохранить ее. Файл. — Сохранить, или. Сохранить, как... В окне диалога Сохранение ввести имя для сохранения созданной таблицы: Группы студентов, затем ОК.
3.2. Создать структуру таблицы Студенты:
В окне Конструктора таблиц заполнить разделы Имя поля, Тип данных и Свойства поля в соответствии с таблицей 2.
Для поля КодГруппы выбрать тип Мастер подстановок. Это позволит облегчить заполнение данными этого поля, так как в таблице Студенты будут отображаться не коды группы, а их названия. После выбора типа Мастер подстановок откроется первое диалоговое окно Создание подстановки
В этом окне выбирается способ, которым столбец подстановки получит свои значения: из таблицы или запроса, затем щелчок по кнопке Далее.
В следующем диалоговом окне выбирается таблица, содержащая столбец подстановки – Группа студентов, щелчок по кнопке Далее.
В следующем окне выбирается поле (Название), используемое в качестве столбца подстановки, и щелчком по кнопке переносится в окно Выбранные поля. Щелчок по кнопке Далее .
Следующее окно содержит сообщения о том, какие действия выполнить со столбцом в случае необходимости. Щелчок по кнопке Далее .
В следующем окне выполнить щелчок по кнопке Готово. Появится сообщение о том, что перед созданием связи необходимо сохранить таблицу. Для этого выполнить щелчок по кнопке Да.
В разделе Тип данных будет указан тип числовой, т.е. тип, соответствующий типу поля подстановки из таблицы Группа студентов.
Для поля КодГруппы установить свойство - Индексированное поле. Для этого в разделе Свойство поля выбрать строку Индексированное поле. Выполнить щелчок по кнопке раскрытия списка и выбрать строку - Да (Допускаются совпадения).
После создания структуры таблицы необходимо задать ключевое поле - КодСтудента.
Сохранить структуры таблицы, введя имя таблицы, Студенты.
В окне Конструктора таблиц заполнить разделы Имя поля, Тип данных и Свойства поля в соответствии с таблицей 2.
Для поля КодГруппы выбрать тип Мастер подстановок. Это позволит облегчить заполнение данными этого поля, так как в таблице Студенты будут отображаться не коды группы, а их названия. После выбора типа Мастер подстановок откроется первое диалоговое окно Создание подстановки
В этом окне выбирается способ, которым столбец подстановки получит свои значения: из таблицы или запроса, затем щелчок по кнопке Далее.
В следующем диалоговом окне выбирается таблица, содержащая столбец подстановки – Группа студентов, щелчок по кнопке Далее.
В следующем окне выбирается поле (Название), используемое в качестве столбца подстановки, и щелчком по кнопке переносится в окно Выбранные поля. Щелчок по кнопке Далее .
Следующее окно содержит сообщения о том, какие действия выполнить со столбцом в случае необходимости. Щелчок по кнопке Далее .
В следующем окне выполнить щелчок по кнопке Готово. Появится сообщение о том, что перед созданием связи необходимо сохранить таблицу. Для этого выполнить щелчок по кнопке Да.
В разделе Тип данных будет указан тип числовой, т.е. тип, соответствующий типу поля подстановки из таблицы Группа студентов.
Для поля КодГруппы установить свойство - Индексированное поле. Для этого в разделе Свойство поля выбрать строку Индексированное поле. Выполнить щелчок по кнопке раскрытия списка и выбрать строку - Да (Допускаются совпадения).
После создания структуры таблицы необходимо задать ключевое поле - КодСтудента.
Сохранить структуры таблицы, введя имя таблицы, Студенты.
3.3. Создать структуру таблицы Дисциплины.
В окне Конструктора таблиц заполнить разделы Имя поля, Тип данных и Свойства поля в соответствии с таблицей 3.
После создания структуры таблицы необходимо задать ключевое поле - КодДисциплины.
Сохранить структуры таблицы, введя имя таблицы, Дисциплины.
В окне Конструктора таблиц заполнить разделы Имя поля, Тип данных и Свойства поля в соответствии с таблицей 3.
После создания структуры таблицы необходимо задать ключевое поле - КодДисциплины.
Сохранить структуры таблицы, введя имя таблицы, Дисциплины.
3.4. Создать структуру таблицы Успеваемость.
В окне Конструктора таблиц заполнить разделы Имя поля, Тип данных и Свойства поля в соответствии с таблицей 4.
Для полей КодДисциплины и КодСтудента выбрать тип Мастер подстановок. Это позволит облегчить заполнение данными этих полей, так как в таблице Успеваемость будут отображаться не коды дисциплины и студента, а их названия
В таблице необходимо выбрать поля КодДисциплины и КодСтудента в качестве индексированных полей. Для свойства Индексированное поле установить значение Да (Допускаются совпадения).
После создания структуры таблицы необходимо задать ключевое поле – КодОценки (можно отказаться от создания ключевого поля)
Сохранить структуру таблицы с именем Успеваемость.
В окне Конструктора таблиц заполнить разделы Имя поля, Тип данных и Свойства поля в соответствии с таблицей 4.
Для полей КодДисциплины и КодСтудента выбрать тип Мастер подстановок. Это позволит облегчить заполнение данными этих полей, так как в таблице Успеваемость будут отображаться не коды дисциплины и студента, а их названия
В таблице необходимо выбрать поля КодДисциплины и КодСтудента в качестве индексированных полей. Для свойства Индексированное поле установить значение Да (Допускаются совпадения).
После создания структуры таблицы необходимо задать ключевое поле – КодОценки (можно отказаться от создания ключевого поля)
Сохранить структуру таблицы с именем Успеваемость.
4. Установить связи между таблицами:
Выбрать команду Сервис — Схема данных или выбрать пиктограмму Схема данных на панели инструментов. Появится окно Схема данных, содержащее диалоговое окно Добавление таблицы, в котором отображается список таблиц. Выделить все таблицы: Группы студентов, Студенты, Дисциплины и Успеваемость и выполнить щелчок на кнопке Добавить. В окне Схема данных появятся таблицы, после этого необходимо закрыть окно Добавление таблицы.
Далее необходимо связать таблицы Группы студентов и Студенты, отбуксировав поле КодГруппы таблицы Группы студентов, на соответствующее поле таблицы Студенты. В появившемся диалогом окне Изменение связей необходимо активизировать флажки: Обеспечить целостность данных, каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей, убедится в том, что тип отношений один-ко-многим и нажать кнопку Создать. В окне Схема документа появится связь один-ко-многим между таблицами Группы студентов и Студенты. Аналогично связать таблицы Студенты и Успеваемость, отбуксировав поле КодСтудентов таблицы Студенты, на соответствующее поле таблицы Успеваемость и установив те же флажки. Кроме того, необходимо связать таблицы Дисциплины и Успеваемость, используя КодДисциплины.
Закрыть окно Связи. При запросе на сохранение выполнить щелчок на кнопке Да.
Выбрать команду Сервис — Схема данных или выбрать пиктограмму Схема данных на панели инструментов. Появится окно Схема данных, содержащее диалоговое окно Добавление таблицы, в котором отображается список таблиц. Выделить все таблицы: Группы студентов, Студенты, Дисциплины и Успеваемость и выполнить щелчок на кнопке Добавить. В окне Схема данных появятся таблицы, после этого необходимо закрыть окно Добавление таблицы.
Далее необходимо связать таблицы Группы студентов и Студенты, отбуксировав поле КодГруппы таблицы Группы студентов, на соответствующее поле таблицы Студенты. В появившемся диалогом окне Изменение связей необходимо активизировать флажки: Обеспечить целостность данных, каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей, убедится в том, что тип отношений один-ко-многим и нажать кнопку Создать. В окне Схема документа появится связь один-ко-многим между таблицами Группы студентов и Студенты. Аналогично связать таблицы Студенты и Успеваемость, отбуксировав поле КодСтудентов таблицы Студенты, на соответствующее поле таблицы Успеваемость и установив те же флажки. Кроме того, необходимо связать таблицы Дисциплины и Успеваемость, используя КодДисциплины.
Закрыть окно Связи. При запросе на сохранение выполнить щелчок на кнопке Да.
5. Заполнение таблиц
Для заполнения таблиц Группы студентов и Студенты данные выбираются самостоятельно, а для таблиц Дисциплины и Успеваемость данные представлены в таблицах 5 и 6.
Заполнение таблиц целесообразно начинать с таблицы Группы студентов, так как поле Код группы таблицы Студенты используется в качестве столбца подстановки для заполнения соответствующего поля таблицы Студенты.
В окне Базы данных выбрать нужную таблицу, затем выполнить щелчок по кнопке Открыть.
На экране появится структура таблицы БД в режиме таблицы. Заполнение производится по записям, т.е. вводится информация для всей строки целиком. При заполнении текущей строки появится новая пустая строка.
Переход к следующему полю осуществляется нажатием клавиши <Таb>.
Для заполнения поля MEMO в таблице Студенты нажать комбинацию клавиш, предварительно установив курсор в поле MEMO. Откроется текстовое окно «Область ввода». После ввода или редактирования данных в этом окне щелкнуть по кнопке ОК.
Для заполнения данными поля Код группы в таблице Студенты использовать список поля подстановки, раскрывая его щелчком мыши по кнопке раскрытия списка. Выбор названия группы производится щелчком мыши в соответствующей строке списка.
Для заполнения таблиц Группы студентов и Студенты данные выбираются самостоятельно, а для таблиц Дисциплины и Успеваемость данные представлены в таблицах 5 и 6.
Заполнение таблиц целесообразно начинать с таблицы Группы студентов, так как поле Код группы таблицы Студенты используется в качестве столбца подстановки для заполнения соответствующего поля таблицы Студенты.
В окне Базы данных выбрать нужную таблицу, затем выполнить щелчок по кнопке Открыть.
На экране появится структура таблицы БД в режиме таблицы. Заполнение производится по записям, т.е. вводится информация для всей строки целиком. При заполнении текущей строки появится новая пустая строка.
Переход к следующему полю осуществляется нажатием клавиши <Таb>.
Для заполнения поля MEMO в таблице Студенты нажать комбинацию клавиш
Для заполнения данными поля Код группы в таблице Студенты использовать список поля подстановки, раскрывая его щелчком мыши по кнопке раскрытия списка. Выбор названия группы производится щелчком мыши в соответствующей строке списка.
Таблица-объект Дисциплины Таблица 5
№ п/п | Название дисциплины | Количество часов |
1 | Иностранный язык | 108 |
2 | История Украины | 108 |
3 | Культурология | 72 |
4 | Математика | 180 |
5 | Политэкономия | 108 |
6 | Микроэкономика | 180 |
7 | Физкультура | 36 |
8 | Эконом. информатика | 180 |
Данные для заполнения таблицы Успеваемость Таблица 6
№ п/п | Оценка Национальная /ECTS | Описание |
1 | 5/A | Отлично - без ошибок |
2 | 5/B | Отлично - с незначительными ошибками |
3 | 4/B | Очень хорошо – с несколькими ошибками |
4 | 4/C | Хорошо - с несколькими значительными ошибками |
5 | 3/D | Удовлетворительно – со значительными недостатками |
6 | 3/E | Удовлетворительно – удовлетворяет минимальному критерию оценки |
7 | 2/FX | неудовлетворительно с возможностью повторной сдачи экзамена |
8 | 2/F | неудовлетворительно с обязательным повторным курсом |
6. Проверка обеспечения целостности данных (каскадное удаление).
В таблице Студенты удалить код 1 и убедиться в том, что из таблиц Группы студентов и Дисциплины удалены соответствующие записи. Восстановить удаленные данные во всех таблицах.7. Формирование запросов
1) Создание запроса на выборку.
Задание: создать запрос «Успеваемость студентов» (отображать все фамилии студентов, которые получили оценки отл/A по дисциплинам), содержащий поля: Группы студентов, Фамилия, Имя, Отчество, Дисциплины, Оценка. Список должен быть отсортирован по фамилии по возрастанию. Указать условия отбора в поле оценка: отл/A
Задание: создать запрос «Успеваемость студентов» (отображать все фамилии студентов, которые получили оценки отл/A по дисциплинам), содержащий поля: Группы студентов, Фамилия, Имя, Отчество, Дисциплины, Оценка. Список должен быть отсортирован по фамилии по возрастанию. Указать условия отбора в поле оценка: отл/A
Для этого необходимо выполнить следующую последовательность действия:
Для выполнения запроса: Выполнить щелчок мышью по запросу Успеваемость студентов, а затем, по кнопке Открыть. На экране появится, таблица, в которой, должны отображаться записи с фамилиями студентов, названиями групп, названиями дисциплин и полученных оценок, записи отсортированы по фамилии студентов по возрастанию.
Примечание: чтобы внести изменения в запрос необходимо: выбрать его щелчком мыши, выполнить щелчок по кнопке Конструктор, внести изменения. Сохранить запрос, повторить его выполнение.
Примечание: чтобы внести изменения в запрос необходимо: выбрать его щелчком мыши, выполнить щелчок по кнопке Конструктор, внести изменения. Сохранить запрос, повторить его выполнение.
2) Создать параметрический запрос
Задание: создать запрос, в результате которого будет выводиться Фамилия студента, Название группы, Дисциплина и Оценка (отл/А), полученная студентом по дисциплине.
Для этого необходимо выполнить следующую последовательность действия:
Задание: создать запрос, в результате которого будет выводиться Фамилия студента, Название группы, Дисциплина и Оценка (отл/А), полученная студентом по дисциплине.
Для этого необходимо выполнить следующую последовательность действия:
